Trucs & astuces pour organiser un séminaire

Organiser un séminaire n’est pas du tout chose facile. Pour que tout soit parfait une faut une bonne préparation en amant pour des retombées en aval. Pour organiser un séminaire et avoir les retours escomptes, cet article vous propose bien plus qu’une astuce pour organiser un séminaire.

L'étape de pré-organisation

Le truc pour organiser un séminaire est de s’y prendre plus tôt. Organiser un séminaire commence toujours par la phase de la planification. Cette étape est importante car d’elle dépendra la réussite de votre séminaire. C'est ici que vous devez définir les différentes étapes qui aboutiront au séminaire, définir les différents objectifs, définir clairement les cibles, les attentes, les méthodes qui seront utilisées pour satisfaire ces attentes, ainsi que les différents résultats escomptes.



Ensuite vous devez définir également la liste de tous les participants à ce séminaire mais également la liste de toutes les personnes qui travailleront dans votre équipe pour la réalisation du séminaire. Vous devez également choisir le lieu d’organisation et penser à faire une réservation (espace et temps), définir les ressources techniques et financières dont vous avez besoin pour la réalisation du séminaire. Apres la planification vient l’étape de la communication. Cette étape est également très importante car elle vous permet de contacter les différents participants et mettre en quelque sorte les projecteurs sur l’évènement. Une bonne communication autour de l’évènement et de vos cibles vous permettra d’augmenter l’audience et atteindre  vos objectifs.

• Pendant le séminaire

Il y a toujours de petits aléas imprévus qui peuvent survenir à tout moment lors du déroulement de l’évènement et vous devez  donc prévoir ce qu’il faut pour ça notamment des moyens techniques supplémentaires pour pallier a ces petits soucis dans le cas où le séminaire se déroulement par exemple à l’extérieur, s’il y a des projections vidéo à faire. La communication ne s’arrête pas avant le séminaire, bien au contraire, elle continue même pendant le séminaire. En fonction des objectifs définis et vu l’importance du séminaire, vous devez permettre au moment important un échange entre l’auditoire et les intervenants afin qu’ils puissent partager leur point de vue.  Pour donner plus d’importance à votre séminaire, vous pouvez même s’il le faut inviter des journalistes afin qu’ils puissent porter votre évènement a la connaissance des medias.

• Et après le séminaire

Apres votre séminaire, c'est le moment d’élaborer un plan d’évaluation afin de  savoir si pendant le séminaire tous les objectifs ont été atteints ou pas, de savoir quelles sont les choses qui ont marché et quelle sont celle qui n’ont pas marché. Votre plan d’évaluation doit ressortir deux parties. Dans la première partie, vous devez inscrire tous les éléments qui se sont  passées pendant le séminaire, et dans la dernière partie, inscrivez tous les éléments survenus après le séminaire. De cette façon, vous pourrez voir de manière généralement les différents points à améliorer pour un prochain séminaire mais aussi les points à supprimer, etc. la planification et la communication sont les clés qui permettent d’organiser un bon séminaire. Bien maitriser ces deux aspects, c'est déjà atteindre les objectifs et les résultats escomptés.